Seja você é um MEI que está crescendo e precisa se enquadrar, uma nova empresa abrindo as portas, ou um negócio que finalmente decidiu se formalizar, em algum momento você deve ter ficado encabulado com a pergunta: “Como eu começo a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?”
À primeira vista, emitir notas pode parecer, de fato, um labirinto de siglas e burocracia (SEFAZ, Certificado Digital, DANFE…). No entanto, é tranquilo!
A boa notícia é que, em 2025, esse processo está significativamente mais simples, desde que você siga os passos corretos. Além disso, emitir nota não é apenas uma obrigação legal; é, na verdade, um sinal de profissionalismo que abre portas para vender para empresas maiores e até mesmo para o governo em casos de licitações.
Para te ajudar, preparamos um guia passo a passo, direto ao ponto, para você começar a emitir suas notas fiscais e operar 100% em conformidade.
Os 4 Passos Essenciais de como emitir nota fiscal eletrônica
Primeiramente, para emitir Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e) ou de Serviço (NFS-e), o caminho básico é o mesmo. Contudo, vamos focar aqui na NF-e (produto), que exige alguns passos mais técnicos.
Passo 1: Ter um CNPJ Ativo
Parece óbvio eu chegar em ti e te dizer isso, mas é a fundação de tudo. Afinal de contas, para emitir notas fiscais, sua empresa precisa existir legalmente.
- Se você é MEI: Neste caso, você já tem um CNPJ e pode emitir notas (NFA-e ou NFS-e, dependendo da sua prefeitura e estado).
- Se está desenquadrando do MEI ou abrindo uma ME: Com isso, você precisará de um CNPJ registrado na Junta Comercial e na Receita Federal. É, então, essencial ter o auxílio de um contador para definir seu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.), porque isso impacta no quanto você vai pagar de impostos.
Passo 2: Credenciamento na SEFAZ
Em seguida, SEFAZ significa Secretaria da Fazenda do seu estado. É justamente ela quem controla a circulação de mercadorias e também quem autoriza sua empresa a emitir NF-e.
Você (ou de preferencia seu contador) precisa fazer um credenciamento online no portal da SEFAZ do seu estado.
Passo 3: O Certificado Digital
Aqui que o pessoal se embola e gera muita dúvida. O Certificado Digital é a assinatura digital da sua empresa no mundo online.
- O que é? Basicamente, é um arquivo eletrônico (modelo A1, instalado no computador) ou um dispositivo físico tipo token/cartão (modelo A3).
- Para que serve? Sua principal função é garantir a autenticidade e a validade jurídica de toda NF-e que você emitir. Sem ele, consequentemente, a SEFAZ não aceita a nota.
- Onde consigo? Você deve comprá-lo de uma “Autoridade Certificadora” (AC), tais como Serasa Experian, Certisign, Soluti, etc. Ou você pode pedir para seu contador, normalmente eles também geram.
Passo 4: O Software Correto para emitir nota fiscal eletrônica
Por fim, aqui está o passo mais importante para a gestão do seu negócio.
Atualmente, o tempo dos emissores gratuitos do governo acabou (ou eles são instáveis e sem suporte). Sendo assim, hoje, você precisa de um software privado para gerar o arquivo da nota (o XML), transmiti-lo para a SEFAZ e gerar o DANFE (o documento visual da nota).
No entanto, aqui está o “pulo do gato” que muitos ignoram…
O Erro ao aprender como emitir nota fiscal eletrônica: Escolher só um “Emissor”
Muitas vezes, empresários, na pressa de se regularizar, buscam apenas o “emissor de nota mais barato”. Como resultado, eles encontram programas que fazem apenas isso: você digita todos os dados do cliente, todos os produtos, todos os impostos (CFOP, NCM, CSOSN) manualmente… e isso, toda vez.
Olha, não é uma coisa pratica de fazer todo dia…
Lembre-se: a nota fiscal não é o começo do processo, ela é o FIM!
Por isso um sistema de emissão de notas eficiente não é só um “emissor”. Ele é, na verdade, um Sistema de Gestão (ERP).
Para ilustrar melhor, veja a diferença na prática:
Em um Emissor Simples:
- Você faz a venda (no balcão, no WhatsApp, no site).
- Depois, você abre o emissor.
- Em seguida, você CADASTRA o cliente (de novo).
- Analogamente, você CADASTRA os produtos (de novo).
- Ainda assim, você digita os valores.
- E mais, você tenta lembrar os códigos de impostos.
- Só então, você emite a nota.
- Posteriormente, você vai na sua planilha de estoque e dá baixa manual.
- Por fim, você vai na sua planilha financeira e lança o “a receber”.
Em um Sistema de Gestão (ERP) de verdade:
- Você lança o Pedido de Venda no sistema.
- Imediatamente, o sistema já tem o cadastro do cliente e dos produtos.
- Com apenas um clique, o sistema emite a NF-e (puxando todos os dados e impostos corretos).
- Automaticamente, o sistema dá baixa no estoque.
- Da mesma forma, o sistema lança no seu financeiro (Contas a Receber).
- Inclusive, o sistema envia o XML e o DANFE para o e-mail do cliente sozinho.
Resumindo, você não precisa de um programa para digitar notas. Pelo contrário, você precisa de um sistema para organizar sua empresa e fazer a emissão de notas por você.
Pronto para emitir nota fiscal eletrônica com facilidade?
Começar a emitir Nota Fiscal Eletrônica é o início de uma nova fase profissional para sua empresa. Portanto, não comece essa fase usando ferramentas ultrapassadas que tomam seu tempo.
Nosso sistema de gestão (ERP) foi desenhado para o pequeno e médio empresário que não tem tempo a perder com burocracia. Desse modo, cuidamos de toda a parte técnica da emissão de notas para que você possa focar no que realmente importa: Vender
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